BAB I
PENDAHULUAN
1.
Latar Belakang
Suatu organisasi baik yang bersifat
resmi maupun tidak resmi, pasti memiliki visi dan misi yang sama yaitu ingin
memajukan dan mengembangkan menjadi lebih baik dari sebelumnya. Maka perlu
adanya manajamen dalam suatu organisasi tersebut. Manajmen merupakan salah satu aspek dalam
suatu pekerjaan. Apabila suatu organisasi atau lembaga tidak memiliki manajmen
maka bisa dipastikan akan terbengkalai dan tidak sesuai dengan apa
yang
diharapkannya. Karena tidak adanya rencana atau rancangan-rancangan kegiatan
yang akan dilakukan kedepannya, dan tujuannya juga tidak jelas.
Contohnya yaitu perpustakaan. Perpustakaan
baik yang dimiliki oleh sekolah, kampus atau daerah tertentu, pastinya memiliki
manajmen. Fungsi dari manajmen tersebut yaitu untuk merencanakan,
mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sega aspeknya agar tujuan dari
perpustakaan tersebut bisa efektif dan efisien bagi pengunjungnya.
2.
Rumusan Masalah
1. Apa
pengertian manajemen perpustakaan ?
2. Bagaimana
perencanaan manajemen perpustakaan ?
3. Bagaimanana
struktur organisasi perpustakaan ?
A. PEMBAHASAN
1. Pengertian
manajemen perpustakaan
Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga
informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen
yang memadai. Dengan adanya manajemen,
seluruh aktivitas lembaga akan mengarah padaupaya pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu lembaga tersebut akan berusaha
memfungsikan dari sesuai ketentuan lembaga/ perpustakaan.
Setiap informasi memerlukan manajemen. Manajemen
berfungsi untuk mengatur aktivitas seluruh elemen dalam suatu lembaga. Oleh
karena itu, dalam proses manajemen diperlukan perencanaan, pengorganisasian,
penganggaran, kepemimpinan, dan pengendalian.
Dalam manajemen perpustakaan, Jo Bryson menyatakan
bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dan pemanfaatan
sumber daya manusia, informasi, sistem, dan sumber dana dengan tetap
memperhatikan fungsi manajemen, peran, dan keahlian. Dalam pengertian ini
ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan diperlukan sumber daya manusia (human
resources) dan sumber nonmanusia (non human resources) yang berupa sumber dana,
teknik, fisik, perlengkapan, perlengkapan, alam informasi, ide,
peraturan-peraturan, dan teknologi.
Sumber daya terssebut dikelola melalui proses
manajemen, meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian yang diharapkan mampu mengeluarkan produk berupa barang atau jasa.
2. Perencanaan
manajemen perpustakaan
Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang / (library is the growing organism) memerlukan
perencanaan dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya manusia,
dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai,
maka tidak jelas tujuan yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan, dan
lamanya perkembangan perpustakaan.
Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama
dalam kegiatan organisasi / lembaga. Maju mundurnya perpustakaan tergantung
pada sumber daya manusianya. Kebutuhan sumberdaya manusia untuk perpustakaan
perlu direncanakan dan dipertimbangkan, di antaranya yaitu:
§ Jenis kegiatan
§ Kualitas dan
kuantitas tenaga
§ Spesialisasi
§ Pemanfaatan teknologi informasi
§
Dana
§
Tingkat
pendidikan pemakai
oleh
karena itu, kebutuhan tenaga untuk satu jenis perpustakaan berbeda dengan kebutuhan tenaga untuk jenis
perpustakaan yang lain. Perlu pula dipikirkan jenis bahan informasi yang akan
dikelola oleh suatu perpustakaan apakah terdiri atas bahan buku atau juga
non buku. Hal itu disebabkan,
keanekaragaman bahan informasi akan berdampak pada keperluan spesialisasi
tenaga dalam menanganinya.
Demikian pula dalam penyusunan bahan informasi.
Perencanaan perlu dipikirkan teruatama sistem yang akan diberlakukan disuatu
perpustakaan.
Misalnya,
sistem pengadaan koleksi, sistem inventarisasi, sistem katalogisasi, sistem klasifikasi,
sistem sirkulasi, dan software yang akan dipakai. Perlu pula direncanakan
buku-buku pedoman yang dipergunakan; misalnya pedoman katalogisasi,
transliterasi, klasifikasi, dan lainnya.
Tidak
kalah pentingnya perencanaan penggalian dana yang menjadi nafas suatu
perpustakaan. Dana dapat diperoleh melaluai keanggotaan, denda, jasa foto kopi,
jasa penelusuran literatur, jasa terjemahan, kerjasama dengan penerbit, anggaran
rutin, dan anggaran proyek/sponsor.
Seluruh
kegiatan perpustakaan akan dapat berjalan dengan baik, apabila memiliki
perlengkapan yang memadai. Sarana prasarana seperti gedung/ ruang, mebeler, media komunikasi, dan
peralatan kantor perlu direncanakan sedini mungkin. Hal itu perlu diperhatrikan
karena kenyamanan dan kelancaran tugsas
juga dipengaruhi oleh penyediaan sarana prasarana itu.
Mengingat
begitu pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan, dalam penyusunannya
diperlukan pengetahuan dan pengalaman luas (sulistya-basuki, 1993: 192).
Perencanaan ini terkait masalah sumber daya manusia, dana, dan fasilitas lain
sebagai pendukung pelaksanaan.
Pentingnya
perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-hal berikut ini:
a. Perencanaan
merupakan dasar pelaksanaan aktivitas pimpinan perpustakaan tidak akan mampu
melaksanakan fungsi manajemen dan kepemimpinan dengan baik tanpa
perencanaanyang sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan memberikan
petunjuk kepada pimpinan perpustakaan mengenai sistem organisasi, prosedur dan
kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan dan kearah mana
tenaga harus digerakkan untuk melakukan pekerjaan dan tugas-tugas
kepustakawanan
b. Perencanaan
merupakan alat pengawasan
Pengawasan
sebenarnya merupakan upaya sistematis untuk menetapkan stndar prestasi
sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan adanya perencanaan
akan diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian dapat dilakukan
pengukuran signifikasi penyimpingan itu. Oleh karena itu pengawasan harus
didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap, dan terpadu akan
mampu meningkatkan efektivitas pengawasan.
c. Perencanaa
yang proporsional akan membawa efektifitas dan efisiensi
Dengan
adanya perencanaan, seorang pimpinan perpustakaan akan berusaha mencapai tujuan
dengan biaya yang paling kecil dan menghasilkan produk (barang dan /jasa) yang
lebih besar. Oleh karena itu, dalam penyusunan rencana perlu diantisipasi
adanya akibat-akibat yang tidak dikehendaki dan sedapat mungkin dihindarkan
atau setidaknya dikurangi. [1]
3.
Struktur Oganisasi Perpustakaan
Struktur organisasi suatu jenis perpustakaan, berbeda dengan yang
lain. Hal itu dappat dimengerti karena
perbedaan masyarakat yang dilayani, lembaga yang menaunginya, dana, dan sumber
daya manusia. Oleh karena itu struktur masing-masing jenis perpustakaan dapat
difahami sebagai berikut:
1.
Struktur organisasi perpustakaan
sekolah
Struktur organisasi perpustakaan
dalam lembaga induknya dan status pustakawan dalam fungsi kelembagaannya akan
menentukan peran dan manfaatnya dalam pendidikan. Perpustakaan sebagai sarana
dan prasarana pendidikan perlu ada pada
setiap satuan pendidikan formal dan non formal (UU 20 Thn 2003 Bab XII
Pasal 45) undang-undang itu berlaku pada setiap satuan pendidikan jalur
pendidikan sekolah, baik yang di selenggarakan oleh pemerintah maupun
masyarakat, harus menyediakan sumber belajar. Hal ini memungkinkan para tenaga
kependidikan dan para peserta didik memperoleh kesempatan untuk memperluas dan
memperdalam pengetahuan dengan membaca buku bahan pustaka yang mengandung ilmu
pengetahuan yang di perlukan.
Adapun peran dan status pustakawan
sebagai tenaga kependidikan telah diatur secara jelas pada undang-undang
tersebut, pada Bab XI Pasal 39 tentang tenaga kependidikan yaitu :
Tenaga kependidikan bertugas
melaksanakan atministrasi, pengelolahan, pengembangan, pengawasan, dan
pelayanan teknis untuk menunjang proses pendidikan pada satuan pendidikan.
Kemudian dalam penjelasan UU tersebut diterangkan bahwa yang dimaksud tenaga
kependidikan meliputi pengelola satuan pendidikan, memilih
pamor belajar, pengawasan, peneliti, pengembang, pustakawan, laporan dan
teknisi sumber belajar.
Dengan struktur tersebut,
perpustakaan dan pustakawan akan mampu bergerak lebih leluasa dalam mengemban
tugas dalam kependidikan.
Adapun struktur organisasi
perpustakaan sekolah sebaiknya sebagai berikut :
2.
Struktur organisasi perpustakaan
khusus
Struktur organissai perpustakaaan
khusus agak berbeda dengan perpustakaan lain dalaam penyusunannya hendaknya
memperhatikan hal-hal berikut :
a.
Organisasi perpustakaan khusus
merupakan bagian integral dari suatu lembaga/ Instansi dan harus memiliki
kepastian hukum dalam lembaga/ Instansi tersebut.
b.
Besar kecilnya struktur organisasi
di sesuaikan dengan isi, dan tujuan lembaga induknya.
c.
Kedudukan perpustakaan dan unit
penyelenggaraan perpustakaan harus jelas dan tegas digambarkan dalam struktur
organisasi perpustakaan.
3.
Struktur Organisasi Perpustakaan
Umum
Perpustakaan umum adalah
perpustakaan yang di peruntuhkan pada masyarakat umumnya, tidak membatasi umur,
jenis kelamin, pendidikan, suku, maupun Agama. Oleh karena itu, koleksinya juga
harus penuh dan untuk semua umur. Perpustakaan jenis ini terdiri dari tingkat
Desa, tingkat Kecamatan, tingkat Kabupaten dan tingkat Kota madya.
a.
Perpustakaan Desa/ kelurahan
Perpustakaan tingkat ini
sekurangkurangnya hendaknya memiliki 1000 judul koleksi yang terdiri
sekurang-kurangnya 2000 eksemplar atau setiap judul 2 eksemplar. Adapun struktur
organisasinya disusun sebagai berikut:
b.
Perpustakaan kecamatan
Perpustakaan tingkat kecamatan ini
sekurang-kurangnya memiliki 2000 judul koleksi yang terdiri dari minimal 2
judul per eksemplar. Adapun struktur organisasinya dapat disusun sebagai
berikut:
c.
Perpustakaan kabupaten atau kota
madya
Perpustakaan tingkat ini hendaknya
paling sedikit memiliki 3000 judul koleksi dalam berbagai bidang. Adapun
struktur organisasi sebagai berikut:
4.
Struktur organisasi perpustakaan perguruan tinggi
Status perpustakaan dalam struktur
organisasi secara makro dan mikro sangat mempengaruhi kinerja dan penyediaan
fasilitas perpustakaan. Selama ini status perpustakaan tinggi negeri maupun
swasta masih bervariasi, ada yang dibawah tata usaha, dan ada yang dibawah
wakil rektor bidang administrasi dan keuangan, dengan alasan bahwa tugas
perpustakaan adalah tugas administratif. Adapula status perpustakaan dibawah
wakil rektor III bidang kemahasiswaan dan alumni dengan alasan bahwa pelayanan
perpustakaan ditujukan kepada mahasiswa dan dosen. Selain itu ada pula yang
statu perpustakaa dibawah wakil rektor bidang akademik, dengan alasan bahwa
aktifitas perpustakaan adalah aktifitas akademik yang bergerak dalam pengembangan ilmu pengetahuan
dan pendidikan.
Untuk
lebih meningkatkan peran dan kinerja perpustakaan perguruan tinggi, perlu
ditinjau kembali penataan struktur organisasi dan statunya dalam organisasi
induknya. Hal ini disebabkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan bagian
integral dari pergurua tinggi yang bersaangkutan. Berkaitan dengan itu, menurut
PP No. 30 tahun 1990 pasal 34 disebutkan bahwa unit pelaksana teknis
perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang sebagai kelengkapan
bagi pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.
Kedudukan perpustakaan perguruan
tinggi diluar lingkup fakultas dan bertanggungjawab langsung kepada rektor/ ketua/
direktur yang pendelegasiannya dapat diserahkan kepada wakil rektor/ ketua/ direktur
bidang akademik. Dengan demikian, dalam kegiatan sehari-hari, kepala
perpustakaan berhubungan dengan wakil rektor/ ketua/ direktur bidang
akademik.
Mengingat kedudukannya yang
strategis itu, sudah selayaknya apabila perpustakaan diikutsertakan dalam
pembahasan program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.
Peran ini memang dapat dilakukan oleh kepala perpustakaan perguruan tinggi yang
berstatus badan hukum milik negara/ BHMN seperti UGM, UI, ITB, IPB, dan UNAIR,
karna kedudukan mereka juga secara otomatis sebagai anggota majlis wali amanah
perguruan tinggi masing-masing.
Agar lebih jelas, struktur organisasi perpustakaan, menurut PP
tersebut dapat digambarkaan sebagai berikut :
Dengan kedudukan seperti di atas,
apabila kepala lembaga penelitian, dekan, direktur LPM menduduki pangkat
jabatan eselon II, semestinya kepaala UPT perpustakaan juga menduduki eselon II. Akan
tetapi, peraturan itu ternyata belom dilaksanakan sebagaimana mestinya dengan
berbagai alasan. Hal ini berlaku baik diperguruan tinggi negeri maupun
diperguruan tinggi suasta. Satu kenyataan bahwa saat ini kepala UPT
perpustakaan menduduki eselon III bahkan ada juga kepala perpustakaan perguruan
tinngi yang tidak memiliki eselon. Jika demikian sulit diharapkan suatu
perpustakaan akan maju sebab tidak di ikut sertakan dalam pengambilan
keputusan.
5.
Struktur organisasi perpustakaan
masjid
Sebenarnya perpustakaan masjid
adalah perpustakaan yang di tujukan untuk masyarakat sekitar masjid dalam
rangka peningkatan kuaalitas hidup, baik hidup di dunia maupun di akhirat.
Perpustakaan ini kedudukannya di bawaah
tanggung jawab takmir masjid setempat. Perpustakaan masjid dapat di bagi
menjadi perpustakaan masjid pemula, perpustakaan masjid madya, dan perpustakaan
masjid utama. Adapun struktur organisasi masing-masing perpustakaan adalah
sebagai berikut :
a.
Perpustakaan masjid pemula
Perpustakaan
ini berkedudukan di desa dengan batas minimum memiliki pustaka sebanyak 1000
judul. Perpustakaan tingkat ini struktur organisasinya adalah sebagai berikut:
b.
Perpustakaan masjid madya
Perpustakaan jenis ini berkedudukan
di ibu kota kecamatan atau kabupaten ataau kota madya dengan pemilikan minimal
2000 judul pustaka. Struktur organisasinya adalah sebagai berikut :
c.
Perpustakaan masjid utama
Perpustakaan
masjid jenis ini berkedudukan di ibu kota profinsi dengan pemilikaan jumlah
minimum 3000 judul pustaka. Adapun struktur organisasinya sebagai berikut :
Struktur tersebut dapat ditambah
atau dikurangi dengan kondisi masing-masing masjid.[2]
B. KESIMPULAN
1.
Manajemen perpustakaan adalah seluruh aktivitas lembaga
yang mengarah
pada upaya pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan, sehingga seluruh elemen dalam suatu lembaga tersebut akan berusaha
memfungsikan dari sesuai ketentuan lembaga/ perpustakaan.
2.
Perencanaan
Manajemen Perpustakaan meliputi beberapa aspek yaitu
bahan informasi, sumber daya manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan
perlengkapan. Tanpa adanya perencanaan yang memadai, maka tidak jelas tujuan
yang akan dicapai, tumpang tindihnya pelaksanaan, dan lamanya perkembangan
perpustakaan.
3.
Setiap lembaga Memiliki struktur Manajemen
organisasi perpustakaan tersendiri seperti perpustakaan sekolah, perpustakaan
umum, perpustakaan khusus, perpustakaan di perguruan tinggi dsb.
DAFTAR PUSTAKA
Lasa H S. 2005. Manajmen Perustakaan. Yogyakarta. Gama Media.
No comments:
Post a Comment